Om tot daadwerkelijke contractverlenging te komen en de ambities te realiseren is in december 2019 een programma gestart waarbij zeven werkgroepen aan de slag zijn gegaan onder leiding van programmamanager Math Wijnen om deze ambities nader uit te werken. De directies van de netwerkbedrijven en contractaannemers vormen de stuurgroep voor dit programma.
Programmamanager Math Wijnen is zeer tevreden over de samenwerking door en de inzet van alle partijen:
“Ik heb bewondering voor de aanpak, de inzet en de voortgang van de werkgroepvoorzitters en hun teams. Ik zie grote betrokkenheid, maar ook de wil om goede resultaten neer te zetten. Zeker omdat voor iedereen die betrokken is, het werk van de werkgroepen even extra bij het ‘normale werk’ komt.”
Hieronder geven wij per werkgroep de huidige stand van zaken.
Werkgroepen en voorzitters:
- Veiligheid – Rob Hoitsma (Enexis)
- Klant – Willem Suppers (consultant)
- Innovatie & Procesverbetering – Tei Ickenroth (BAM)
- Planning & Capaciteit – Peter Wervers (Heijmans)
- Bestekcodes – Wilfried Martens (Brabant Water)
- Kwaliteit – Hans van der Steen (Gebr. Van der Steen)
- Samenwerking & Eigenaarschap – Martina Kartalic (Enexis)
Werkgroep Veiligheid
Rob Hoitsma
Doel
Het doel van de werkgroep Veiligheid is initiatieven ontwikkelen die bijdragen aan het verbeteren van de veiligheid en het veiligheidsklimaat. Ook bij veiligheid is ons gedrag allesbepalend. En gedrag wordt sterk bepaald door onze cultuur, de manier waarop we met elkaar om gaan. Zowel binnen de bedrijven als in de samenwerking. De werkgroep zet daarom in op het versterken van de veiligheidscultuur.
Stand van zaken
In de afgelopen periode is er veel gesproken over de Veiligheidsladder. Dit is een certificeringsmodel met vijf tredes om bedrijven te helpen groeien in hun veiligheidscultuur. Deze sluit mooi aan bij het beoogde doel van de werkgroep. Diverse bedrijven hebben al een certificaat op trede 3 of 4, maar vooral voor de netbeheerders is de Veiligheidsladder nieuw. We hebben overeenstemming bereikt dat in principe alle partijen op 1 september 2022 een certificaat trede 3 hebben behaald. Dat is het gezamenlijk vertrekpunt om samen verder te groeien naar trede 4.
Omdat je veiligheid samen maakt, maar ook omdat gedrag en cultuur verder gaan dan veiligheid, is de link gelegd met de werkgroep Samenwerken & Eigenaarschap. Onze beelden bij de samenwerking, en hoe belangrijk die is voor veiligheid, komen sterk overeen. Zo versterken beide werkgroepen elkaar. En is het meteen een voorbeeld van samenwerking!
Speerpunten
Omdat veiligheid vooral ook doen is, zijn een aantal speerpunten gekozen, die helpen samen aan veiligheid te werken.
- Gezamenlijke werkplekbezoeken met netbeheerder en aannemer, door managers en uitvoerders.
- Gezamenlijke incidentonderzoeken met netbeheerder en aannemer.
- Een stimulerende naam voor meldingen van onveilige situaties, zodat ook het maken van een melding ‘veiliger’ wordt.
- Eén gezamenlijk LMRA -kaartje (Last Minute Risico Analyse).
Komende periode
In de komende periode werkt de werkgroep verder aan het plan rond de Veiligheidsladder en werkt de speerpunten verder uit.
Werkgroep Klant
Willem Suppers
Doel
De ambitie van de samenwerkende organisaties binnen Synfra is om een tevredenheidscore te bereiken in 2021 van een 7,5 voor klanten en omgevingspartners in het infraproces.
Stand van zaken
De werkgroep Klant heeft de klantprocessen voor saneringen/vernieuwingen en maatwerk uitgewerkt en de bijbehorende klantreis gevisualiseerd. Klanten verwachten duidelijkheid qua afspraken en planning, goede communicatie tijdens het proces en erkenning voor de tijdelijke overlast voortkomend uit de werkzaamheden.
Om dit goed te doen dienen we met elkaar het proces en onze prestaties te meten en te bespreken. Om die reden leveren we namens de werkgroep Klant drivers (wat vindt de klant belangrijk) en bijbehorende suggesties voor metingen (KPI’s/KTO) aan, zodat we knelpunten kunnen constateren en oplossen. Op deze wijze kunnen we de klant zo goed mogelijk bedienen.
Tot slot gaan we in ons advies nog een stap verder. Want klanttevredenheid meet veelal rationele aspecten. Denk aan doorlooptijden, duidelijkheid en volledigheid. Maar klantbeleving kijkt net wat verder en staat stil bij datgene wat de klant ervaart en belangrijk vindt. En juist deze kleine, meer emotionele dingen kunnen het verschil maken in de beleving van klanten en dus de klanttevredenheidbeoordeling.
Komende periode
Als werkgroep doen we een aantal aanbevelingen om in het komende bestek de klantbeleving te verbeteren. Dit zijn afgebakende verbeterinitiatieven die projectmatig opgepakt dienen te worden.
Werkgroep Innovatie & Procesverbetering
Tei Ickenroth
Doel
Deze werkgroep heeft een opdracht meegekregen, waarbij het resultaat niet tastbaar is. Het doel is het ontwikkelen van een proces waarin een of meerdere innovatieteam(s) aan de slag gaan met het ontwikkelen van nieuwe ideeën. Deze moeten leiden tot procesverbeteringen en/of technische innovaties.
Gelet op alle ontwikkelingen en ambities kan Synfra het zich niet permitteren om vast te houden aan de huidige processen en technieken. Netwerkbedrijven en contractaannemers stimuleren elkaar om te experimenteren met nieuwe inzichten en technische ontwikkelingen, welke een bijdrage kunnen leveren aan de gezamenlijke ambities. De partijen gaan op zoek naar een wijze waarmee procesverbeteringen geprikkeld worden en de initiërende partijen ook profijt hebben van deze actieve rol. Maar tegelijkertijd worden ervaringen met elkaar gedeeld om de gehele samenwerkingsketen te verbeteren.
Stand van zaken
Om dit te kunnen bereiken is openheid en betrokkenheid van elke deelnemer nodig. Om een financieel draagvlak te hebben, moet er een innovatiebudget beschikbaar zijn. De voortgang van het innovatieteam wordt bewaakt door een programmamanager en budgethouder.
Er zijn zeven doelstellingen geformuleerd, waaraan het innovatieproces moet voldoen. Het eindresultaat is dat innovatie geen afbakening kent, het is een middel. Innovatie draait niet alleen om werken met de laatste technologie of het hebben en onderhouden van een Research & Developmentafdeling. Bovenal gaat het om stimuleren van ideeën, experimenteren, leren en het uitproberen van nieuwe ideeën, om zo meerwaarde te creëren voor klanten, werknemers en organisatie.
Komende periode
De werkgroep ontwikkelt een aantal modellen:
- Innovatieproces-model: dit is een uitgewerkt model met zes processtappen, die een innovatie doorloopt: idee, verrijking, haalbaarheid, test, implementatie en evaluatie
- Organisatiemodel: hoe ziet de innovatie-organisatie eruit die het proces begeleidt en faciliteert
- Financieringsmodel: hoe worden innovaties gefinancierd
Planning & Capaciteit
Peter Wervers
Doel
De werkgroep Planning & Capaciteit geeft invulling aan het vraagstuk hoe we binnen Synfra vraag en aanbod en de daarmee samenhangende capaciteit met elkaar in balans kunnen krijgen. Om antwoord op deze vraag te geven, hebben we de Synfrawerken gesplitst in twee processen/werkstromen: het aansluitproces en het infraproces.
Stand van zaken
Voor beide processen zijn op strategisch, tactisch en operationeel niveau stroomschema’s, voorwaarden, uitgangspunten en eventuele escalatiemomenten bepaald en uitgewerkt. Hierin is beschreven hoe we in het geval van een disbalans tussen werkaanbod en capaciteit over de Synfragebieden heen kunnen kijken en aannemers buiten hun eigen perceelsgrenzen werkzaamheden uit kunnen voeren. Op dit moment wordt de laatste hand aan het eindrapport gelegd.
Komende periode
Tijdens de vele overlegmomenten van de werkgroep zijn gezonde discussies gevoerd en hebben de juiste argumenten op de kritieke momenten kunnen overtuigen. De komende tijd wordt gewerkt aan de details in het plan.
Werkgroep Bestekcodes
Wilfried Martens
Doel
Deze werkgroep heeft het vereenvoudigen van het bestek als doel. Minder codes door deze samen te voegen en deels te elimineren. Enerzijds is dit ‘nodig’ om de nieuwe mensen die toetreden tot dit vakgebied eenvoudiger het bestek toe te kunnen laten eigenen. Anderzijds geeft het administratie minder werk en minder discussie op de werkvloer, omdat de codes tot meer duidelijkheid moeten leiden.
Stand van zaken
De werkgroep heeft een concreet voorstel met nieuwe codes. Het plan is nagenoeg klaar. In de werkgroep zitten leden die zelf verantwoordelijk zijn voor de contracten en daarmee het gebruik van de codes. Dat is een voordeel gezien zij straks ook verantwoordelijk zijn voor de implementatie.
In het plan wordt ook het voorstel gedaan voor een fixed price. Hiermee bepaal je vooraf concreet wat de prijs van de werkzaamheden is in plaats van dat dat pas tijdens de werkzaamheden en in de nacalculatie duidelijk wordt. Dat maakt het werk veel efficiënter doordat er minder administratie nodig is en het voorkomt veel discussie achteraf.
Komende periode
Er is twee keer per jaar de mogelijkheid om wijzigingen in het bestek door te voeren: op 1 april en op 1 oktober. Na de goedkeuring van het plan worden de codes per 1 april 2021 doorgevoerd.
Het overgaan op een fixed pricemethodiek is een grote verandering die ook vraagt om een cultuurverandering. In de vorm van pilots zal dit onderdeel na de bestekvereenvoudiging worden doorontwikkeld.
Werkgroep Kwaliteit
Hans van der Steen
Doel
Doel van de werkgroep Kwaliteit is om tot een werkbare systematiek te komen die leidt tot kwaliteitsverbeteringen én een verbetering van de samenwerking. Subjectieve, objectieve en reproduceerbare data moeten helpen om tot het juiste gesprek te komen over de kwaliteitsverbetering.
Stand van zaken
De werkgroep is gestart met een inventarisatie van mogelijkheden en bestaande kwaliteitsbeoordelingssystematieken in onze branche. Hierbij kwam al snel de worsteling naar voren dat kwaliteitsbeoordelingen in relatie met de contractverlengingssystematiek niet tot de gewenste gesprekken of verbetering heeft geleidt en voor het nieuwe contract niet wenselijk is. Daarom heeft de stuurgroep besloten deze los te koppelen van de werkgroep Kwaliteit.
Daarnaast kreeg de werkgroep vanuit de stuurgroep de aanvullende opdracht om doelstellingen vanuit alle werkgroepen te verzamelen en in het rapport weer te geven. Inmiddels heeft de werkgroep bekende doelstellingen uit het document Synfra Ketencontractdoelstelling 2021 – 2025 wat natuurlijk nog aangevuld gaat worden vanuit de diverse werkgroepen.
Komende periode
Inmiddels is de werkgroep volop aan de slag met het conceptrapport met als doelstelling deze 15 oktober aanstaande aan de programmamanager en stuurgroep te overhandigen. In dit rapport worden voorstellen en adviezen gegeven om de samenwerking en kwaliteit op een (nog) hoger niveau te krijgen. Hierbij is nadrukkelijk gekozen voor het juiste gesprek in de operatie omtrent kwaliteit én samenwerking, los van enige contractverlengingsvraagstukken.
Werkgroep Samenwerken & Eigenaarschap
Martina Kartalic
Doel
De werkgroep Samenwerken & Eigenaarschap heeft als doel het uitbouwen en versterken van het partnerschap door te zorgen voor meer begrip, vertrouwen, gelijkwaardigheid en openheid tussen de partijen om beter invulling te kunnen geven aan de gemeenschappelijke doelen.
Stand van zaken
De afgelopen periode heeft de werkgroep met elkaar mooie stappen kunnen zetten. Er is veel tijd en aandacht besteed aan de onderzoeksfase en het ophalen van input bij de verschillende organisaties; hoe kijken de partijen naar de huidige samenwerking en wat zijn de wensen voor de toekomst ten aanzien van samenwerking, houding en gedrag. Dit is onder andere gedaan door middel van een QuickScan. De werkgroep is dankbaar voor alle input die is geleverd.
Terugkoppeling QuickScan
Op basis van de resultaten van de QuickScan is er een eerste positieve conclusie getrokken. De samenwerkingsvaardigheid binnen Synfra is beoordeeld met voldoende tot goed. Dit vormt een mooie basis om de samenwerking voor de toekomst te versterken.
Verbeterpunten zijn het lerend vermogen op het gebied van samenwerken bij de partijen, het verduidelijken van de redenen om samen te werken en inzicht in de afzonderlijke doelstellingen van de partijen.
Kernwaarden
Naast verschillende brainstormsessies in het kader van samenwerking en gedragen eigenaarschap, is er uitgebreid gesproken over het onderwerp kernwaarden. De kernwaarden vormen het fundament van de samenwerking. In de afwegingen die gemaakt worden in de samenwerking worden de kernwaarden als referentie of ijkpunt gehanteerd. De volgende kernwaarden zijn gedefinieerd: sociale veiligheid, betrouwbaarheid, resultaatgerichtheid en solidariteit.
Komende periode
De komende periode komt de werkgroep met een concreet stappenplan om de samenwerking te verbeteren. Hierbij worden de aandachtspunten die uit de onderzoeksfase zijn gekomen in acht genomen.
Tot slot
Alle werkgroepen leveren hun eindrapport half oktober in bij de programmamanager waarna de uitkomsten hiervan in de stuurgroep van 29 oktober worden besproken. Na de goedkeuring wordt de totale workload van alle besluiten in kaart gebracht. Vanwege de grote hoeveelheid werk die hieraan verbonden is (nadere uitwerking en implementatie) wordt deze geprioriteerd en moeten keuzes gemaakt worden op basis van gevraagde inspanning en wat het oplevert. Hiermee is de eerste fase afgerond en gaan we over tot de verdere uitwerking en implementatie op basis van deze prioritering.
Ook wordt gekeken naar de besturing van het vervolgtraject. Hiervoor is al een voorstel gedeeld wat nog nader moet worden uitgewerkt.
Math Wijnen heeft het volste vertrouwen in de stuurgroep:
“De stuurgroep, waarin de aannemers, netwerkbedrijven en Synfra zijn vertegenwoordigd, laat door de wijze waarop het programma bestuurd wordt, duidelijk zien dat zij met elkaar echt de wil hebben om een uitstekende basis neer te leggen voor de komende contractverlengingsperiode.”
“Als programmamanager vind ik de wijze waarop we met elkaar samenwerken uitermate plezierig. Immers, de wil om er met elkaar uit te komen prevaleert boven de individuele belangen van alle partijen. Ik constateer dat alle partijen dichter naar elkaar toe groeien en er sprake is van respect over en weer. Samenwerken binnen Synfra met alle collega’s is gewoon erg plezierig.”
