De werkplekdialoog is een belangrijk middel om meerdere redenen. Zoals de naam al zegt, vindt het plaats op de werkplek en gaat het om een gesprek. Het hoofddoel is inzicht te krijgen in hoe het resultaat wordt bereikt en hoe het proces en het systeem functioneren om vervolgens te kunnen verbeteren. Om dit zo goed mogelijk te benutten heeft de werkgroep een procedure gemaakt die voor alle partijen beschikbaar is.
Waarom de werkplekdialoog
Er zijn meerdere redenen waarom de werkplekdialoog belangrijk is om überhaupt te doen, maar ook om goed te doen.
- Veiligheid: in de dialoog is veiligheid een belangrijk thema. De onderzoekende dialoog is eveneens onderdeel van trede 4 van de Veiligheidsladder.
- Het geeft inzicht in hoe het resultaat wordt bereikt, hoe het proces en het systeem functioneren. Dit vraagt een onderzoekende dialoog en is daarmee zeker geen inspectie. De uitkomsten worden gebruikt om het proces en/of systeem te optimaliseren.
- Met de dialoog creëer je aandacht en interesse voor elkaars werk.
- Het verbetert de samenwerking en interactie tussen de verschillende partijen.
Wie zijn er betrokken
De werkplekdialoog vindt op alle niveaus plaats:
- Regiomanager opdrachtgever met directie van aannemer
- Projectleiders en uitvoerders
- KAM’mers onder elkaar
Elk niveau plant minimaal twee keer per jaar een afspraak. Het inplannen is de eigen verantwoordelijkheid van de partijen.
Procedure
De werkplekdialoog bestaat uit de volgende stappen:
- Inplannen afspraak: dit is de verantwoordelijk van elke individuele partij. De frequentie is minimaal twee keer per jaar.
- Voorbereiden afspraak: een goede voorbereiding zorgt voor meer succesvolle werkplekdialogen. Bij de voorbereiding wordt nagedacht over de methode van de dialoog, informatie over het project, actuele en de te bespreken thema’s en uiteraard noodzakelijke persoonlijke beschermingsmiddelen voor het betreden van de projectlocatie.
- Uitvoeren werkplekdialoog: het doel is feedback halen uit het proces en inzicht krijgen hoe het resultaat wordt bereikt. Je maakt direct afspraken voor een vervolg. Tips vind je in de bijlage van het document ‘Naslagwerk Werkplekdialoog’ op de Synfra E-learning.
- Rapportage maken: per werkplekdialoog wordt één rapportage gemaakt door één van de betrokken partijen. In de rapportage komt in ieder geval te staan wie verantwoordelijk is voor de besproken acties.
- Versturen rapportage: de rapportage wordt binnen vijf werkdagen met alle belanghebbenden gedeeld.
- Uitvoeren vastgestelde acties: de acties dienen binnen drie maanden gereed te zijn na het aanleveren van de rapportage. Wanneer het een continue actie is, dan wordt dit bij elke werkplekdialoog besproken en geëvalueerd.
- Terugkoppelen: de terugkoppeling van de acties is een vast agendapunt van elke werkplekdialoog.
- Registratie werkplekdialogen: elke partij is zelf verantwoordelijk voor een interne registratie van de uitgevoerde werkplekdialogen
Ervaringen
De werkplekdialogen zijn niet nieuw. Maar om de kwaliteit van de dialogen te verbeteren en om iedereen handvatten te bieden is de gezamenlijke procedure opgesteld. Er wordt dus al mee gewerkt en de ervaringen zijn positief. Een aantal reacties:
- ‘Het leidt tot meer interactie vanuit de werkvloer.’
- ‘We nemen het mee in de fysieke schouw om zaken in het voortraject in beeld te krijgen. Dat komt de uitvoering ten goede.’
- ‘Wij werken met een thema-kalender met elke twaalf weken een thema. Door te starten met de interesse voor de mens en later in te zoomen op de techniek geeft dit richting aan het gesprek.’
Proces en tips op E-learning
De procedure voor de gezamenlijke werkplekbezoeken/-dialogen is verder uitgewerkt in het document ‘Naslagwerk Werkplekdialoog’ en terug te vinden op de E-Learning van Synfra.
Heb je vragen of opmerkingen over dit artikel? Laat het ons weten via info@synfra.nl
