27 mei 2019nieuws

In september 2021 lopen de Synfracontracten af. Dat lijkt ver weg, maar duidelijkheid op korte termijn hierover is gewenst. Afgelopen januari is daarom de projectgroep Contract & Bestek gestart met de opdracht om de haalbaarheid voor verlenging vast te stellen van de huidige contracten en bestek en een advies uit te brengen om deze te wijzigen, zodat ze voldoen aan de doelen die het bestuur nastreeft om op 1 september 2021 te kunnen verlengen. Op 30 april presenteerde dit ‘dreamteam’, zoals programmamanager Ger de Kok ze noemt, het resultaat aan het Synfrabestuur.

We spraken met Ger de Kok, teamlid Henriëtte van Ekert (Brabant Water), teamlid Edwin Baeten (aannemer Hurkmans) en bestuurslid Damir Josipovic over dit intensieve traject.

Ger de Kok – programmamanager
Ger is senior consultant Leiderschap, Leren & Ontwikkelen bij Rijnconsult. “Eind december ben ik door het bestuur als programmamanager gevraagd. Uit nieuwsgierigheid ben ik met ze in gesprek gegaan, want eigenlijk had ik niet veel tijd. Daar heb ik de vraag gesteld of de focus van dit project op inhoud ligt, het proces of de samenwerking. Dat laatste was het geval en dat was voor mij reden om er met z’n allen mee aan de slag te gaan.”

Succesfoto
“Voordat we begonnen heb ik alle deelnemers geïnterviewd om te ontdekken of iedereen dit daadwerkelijk wil én kan. Sommige personen hebben mij enorm positief verrast. De Kick-Off stond in het teken van een goede basis leggen en hebben we verdeeld over twee dagen. Dag één stond volledig in het teken van het maken van de teamambitie in de vorm van een succesfoto. Daar hoorden drie onderdelen bij: wat gaan anderen over het team zeggen, hoe ziet het teamwerk eruit en wat levert het concreet op. Dag twee ging over de manier waarop we samen gingen werken en welke afspraken daarbij horen.”

Wekelijks overleg
“Het was een intensief traject. De reden om wekelijks bij elkaar te komen, was omdat het vooral in beweging moest blijven. Telkens stonden we stil bij het doel en of we ons aan de afspraken hielden. Na twee maanden kwam het (eindelijk) op gang en ging het richting de gewenste succesfoto. Het vraagt van de ene kant wel volharding. Echter, doordat het leuk is om te doen wordt het makkelijk en geeft het energie. Bij de eindpresentatie was het mooi om te zien hoe betrokken iedereen hierbij is, ook het bestuur. Dat vond ik tof om te zien. Ik ben een tevreden programmamanager.

Henriëtte van Ekert – teamlid en contractbeheerder Brabant Water
In totaal waren er tien werkgroepen om een bijdrage aan het eindresultaat te leveren. Henriëtte had meerdere werkgroepen onder haar hoede en participeerde daarin, onder andere de werkgroep om de scope te bepalen, optimalisatie, wijzigingsmodel en advies. “Dit klinkt veel en dat was het ook. Dit deed ik, net zoals de rest van het team, naast mijn gewone werk. Dat betekent dat er veel in de avonduren gewerkt is door iedereen. De opdracht had wat mij betreft door het bestuur eerder gegeven kunnen worden, dan hadden we meer tijd gehad. Maar het is belangrijk en dus de moeite waard geweest.”

Gelijkwaardige samenwerking
“Ik ben zelf heel tevreden over het resultaat. Het vraagt nog wel om detailinvulling, maar we hebben een goed en onderbouwd advies neergelegd. Wat ik als heel prettig heb ervaren is dat we op een gelijkwaardig niveau samengewerkt hebben. Het verschil tussen opdrachtgever en -nemer viel weg. De afspraken die we vooraf gemaakt hebben, waren hierin wel de basis. En dat we in het begin de opdracht goed uitgediscussieerd hebben. Dat heeft veel vertrouwen gegeven. We hebben op een open en eerlijke manier kunnen samenwerken.”

“In de presentatie hebben we maar een beknopte samenvatting kunnen geven maar het is zoveel meer. Ik heb het idee dat het goed ontvangen is.”

Edwin Baeten – teamlid, directeur Hurkmans Groep en voorzitter aannemerscollectief en bestuurslid Synfra
Aannemers en netbeheerders investeren in de relatie en samenwerking. Denk aan de noodzakelijke ICT-investeringen en het SUPER!- programma. Het aannemerscollectief heeft daarom aangegeven tijdig te willen weten wat de intentie is van Synfra ten aanzien van de verlenging van het contract. “Ik ben er trots op dat ik deel uit mocht maken van dit team. Naast de doelstellingen van het bestuur zijn door alle partijen individueel ambities ingebracht die ook zijn meegenomen door het projectteam. Een mooie uitdaging waarvan ik gerust durf te stellen dat we als projectteam met vlag en wimpel zijn geslaagd. Ten eerste. We hebben de deadline van 1 mei gehaald. Het advies is warm overgedragen aan het Synfrabestuur en directies op dinsdag 30 april.”

Teamgeest
“Ten tweede, als team hebben we bindende afspraken gemaakt over de teamambities en de wijze waarop er binnen het team wordt samengewerkt. Ik loop al geruime tijd mee in deze sector, maar de samenwerking en teamgeest die is ontstaan in vier maanden tijd heb ik nog niet eerder meegemaakt. Het heeft regelmatig gebotst, maar door een juiste manier van samenwerken heeft elke discussie het team sterker gemaakt met als gevolg een goed en tweeledig eindresultaat: een gedragen advies binnen de vooraf gestelde kaders en een team wat buitengewoon goed samenwerkt. Er is een verbetering van 70% gemeten vanaf start tot en met oplevering.”

“Wat er ook gebeurt met het advies, ik hoop oprecht dat de wijze van samenwerking van het projectteam wordt overgenomen binnen Synfra op meerdere niveaus.”

Damir Josipovic – bestuurslid Synfra
Het bestuur werd op 30 april uitgenodigd voor de presentatie. “‘De overdracht had een warme sfeer. We hebben als bestuur de highlights gepresenteerd gekregen als een soort van inleiding voor het complete document. In het rapport staan de details, als bestuur moeten we dit nog lezen.”

Eén lijn
“Er is drie maanden door deze groep intensief samengewerkt. Je merkt aan alles dat het een bijzonder proces is geweest. Om te beginnen is er veel tijd geïnvesteerd voor het maken van het team. De groep bestaat uit alle opdrachtgevers en een afvaardiging vanuit het aannemerscollectief die allemaal een opdracht vanuit hun eigen organisatie vertegenwoordigen. En het is gelukt om daar één team van te maken en tot één advies te komen. Je ziet dat alle belanghebbenden op één lijn zitten en dat was niet zo makkelijk.”

Succesfactoren
“Er zijn een paar dingen die tot dit succes hebben geleid. Allereerst de aandacht vanuit het Synfrabestuur voor het proces. Dit proces is goed geborgd door een externe adviseur aan te stellen. Daarnaast is het een goede match gebleken tussen deze externe adviseur, Ger de Kok, en onze organisatiewens. En de belangrijkste factor zijn de teamleden zelf, zij hebben de opdracht uitermate professioneel opgepakt en uitgevoerd.”
“Complimenten aan het team en Ger, er is heel veel werk verricht. Alles moest wijken voor de deadline en daardoor is het gelukt om tot dit advies te komen. Het maximaal haalbare. Hoe dit vervolg krijgt, weten we nog niet. Daar besluiten we op 28 mei over.”

Op 28 mei is een extra bestuursvergadering ingelast om een besluit te nemen over dit advies.

 

Contract en bestek Synfra