18 februari 2021nieuws

Het is 2021, een jaar waar we allemaal vol goede hoop naar uitkijken. Er staat in ieder geval iets moois te gebeuren. In september worden de huidige contracten verlengd. De voorbereidingen hiervoor zijn al in 2019 gestart. En inmiddels zijn de adviezen van de zeven werkgroepen gevalideerd en wordt er gestart met fase 2, de implementatie.

Om tot de contractverlenging te komen is door veel mensen met een hoop enthousiasme al heel wat werk verzet. Een korte terugblik op dit proces:

Om tot daadwerkelijke contractverlenging te komen en de ambities te realiseren is in december 2019 een programma gestart onder leiding van programmamanager Math Wijnen. Hierbij zijn zeven werkgroepen aan de slag gegaan om deze ambities nader uit te werken. De directies van de netwerkbedrijven en contractaannemers vormen de stuurgroep voor dit programma.

We staan nu aan het begin van de implementatie. Synfra neemt het programmamanagement over van Math Wijnen. Synfra, en alle leden van de stuurgroep en werkgroepen, bedanken Math voor zijn inzet en de fantastische wijze waarop hij dit programma heeft geleid. Per werkgroep zijn er acties vastgesteld waarmee we vanaf januari 2021 aan de slag gaan om de contractverlenging in september te kunnen voltooien. De stuurgroep blijft overigens gedurende de contractperiode (tot 1 september 2025) voortbestaan.

Adviezen en acties werkgroepen

Inmiddels zijn de eindrapporten gepresenteerd en goedgekeurd. Hieronder vindt u een samenvatting van deze adviezen per werkgroep en het voorstel voor de implementatie.

Werkgroep Veiligheid
  • Implementatie en behalen van veiligheidsladder niveau 3, uiterlijk 1 september 2022 door alle aannemers en netwerkbedrijven. De certificeringsplicht geldt voor alle netwerkbedrijven en contractaannemers.
  • Ambitie om door te groeien naar niveau 4 binnen resterende contractperiode (1 september 2025). Hierin worden ook de onderaannemers meegenomen.

Aanpak:
Netwerkbedrijven en aannemers gaan aan de slag met de implementatie en het behalen van veiligheidsladder (niveau 3). Opvolging en uitwerking veiligheidsadviezen worden opgepakt door de KAM werkgroep onder leiding van Synfra.

  • Impactanalyse niveau 4 wordt nog belegd na het behalen van niveau 3. Het oppakken en uitwerken van de aanbevolen stappen om veiligheidsniveau 3 te bereiken zijn primair een verantwoordelijkheid van het bedrijf zelf. De stappen maken onderdeel uit van het integrale plan van aanpak onder aansturing en bewaking van Synfra en met ondersteuning van de KAM werkgroep.

Eind 2022 wordt een impactanalyse opgesteld voor het bereiken van veiligheidsambitie 4 voor de gehele keten. Op basis van deze analyse wordt een aanvullende intentie en tijdslijn gemaakt voor de verdere stappen.

Werkgroep Bestekcodes
  • Doorvoeren van het elimineren van codes, vereenvoudigen bestek en afgestemde clusters. Dit wordt meegenomen in het bestek.
  • Oplossen van gas- en watermeeneemmethode voor contractverlenging 1 september 2021.

Aanpak:
Implementatie wordt door contractmanagement opgepakt.

  • Gaswatermeeneemmethode wordt belegd bij de BBG.
  • Pilot PxQ en fixed price worden geïnventariseerd door de BBG. Vanuit de BBG-werkgroep (Bestek Beheer Groep) worden projecten geïnventariseerd waarbij alternatieve afrekenmethodes als PxQ en fixed price mogelijk en/of interessant zijn. Het is aan het betreffende netwerkbedrijf en aannemer om projecten te selecteren voor deze pilots en hierover maatwerkafspraken te maken. Via de BBG-werkgroep worden de uitkomsten en evaluaties van deze pilots opgevolgd.
Werkgroep Klant
  • Bepalen KPI’s en/of monitoringsmetingen en deze afstemmen binnen de werkgroep Kwaliteit. Keuzes maken uit de voorstellen die in het rapport zijn genoemd. Na afstemming en goedkeuring stuurgroep implementeren.

Aanpak:
Dit advies vraagt nog om verdere verdieping en uitwerking door de werkgroep.

Werkgroep Planning & Capaciteit
  • Stroomschema’s aansluitingen- en infraproces opnemen in het contract en bestek.
  • Uitwerken één planning per perceel op strategisch, tactisch en operationeel niveau:
    • Strategisch: doorkijk van de verwachte volumes (omzet en/of aantallen) per werkproces en perceel voor de duur van de contractperiode. Doel: tijdig te anticiperen op anticyclische bewegingen in volumes.
    • Tactisch: jaarplanning (12 maanden) met geplande volumes aan werken per perceel. Doel: eventuele onder- of overcapaciteit in samenhang met overige percelen af te vlakken.
    • Operationeel: kwartaalplanning (3 maanden) met in beginsel een vaste toezegging van netwerkbedrijf en aannemer met betrekking tot de uit te voeren werken en toegewezen ploegen. Doel: Cumulatief voortschrijdende werkplanning gericht op zo min mogelijk (beïnvloedbare) interventies.

Aanpak:
Werkgroep heeft opdracht om één planning uit te werken. Stroomschema’s worden opgepakt door contractmanagement. Programmamanagement Synfra neemt initiatief voor afstemming perceel coördinator en uniformering proces.

Werkgroep Procesverbetering & Innovatie
  • Het innovatieproces-model wordt als bijlage toegevoegd aan het bestek.
  • Toekomstige innovaties worden volgens het model beoordeeld.
  • Procesverbeteringen pakken we op via bestaande gremia en in de lijn.

Aanpak:

  • Contractmanagement neemt innovatiemodel als bijlage op in het bestek.

Innovatiemodel (klik voor een vergroting)

Werkgroep Kwaliteit
  • Keten KPI’s verder uitwerken door gerichte keuzes te maken in het volume aan voorgestelde KPI’s (mede ter vervanging van de EMVI) samengevat in dashboard KPI’s. Extra aandacht voor objectiviteit in de totstandkoming van de KPI’s.
  • Het uniformeren van het infraproces en de rol van de perceel coördinator hierin, komt in meerdere werkgroepen terug. Dat geeft aan dat hieraan een groot belang wordt gehecht.

Aanpak:
Werkgroep Kwaliteit werkt keten KPI’s verder uit. Er wordt een dashboard ontwikkeld voor sturing op afgestemde KPI’s door werkgroep in samenwerking met procesadviseur Synfra.

Programmamanagement Synfra neemt initiatief voor afstemming perceel coördinator en uniformering proces. Vanwege de belangrijkheid wordt een nieuw team samengesteld. De deelnemers worden door zowel de aannemers als de netwerkbedrijven doorgegeven en dit zijn mensen die de inhoud en problematiek kennen, maar ook mensen met mandaat. Deze gerichte werkgroep gaat de invulling van de perceel coördinatie in relatie tot uniformiteit adresseren. Aangezien het nodige op dit gebied is vastgelegd in documenten, is de opdracht aan deze werkgroep gericht op de oorzaken waarom dit in de praktijk niet van de grond komt (“doen wat afgesproken is”). Vanwege de relatie met de gedragsaspecten, wordt een relatie gemaakt met het stappenplan van Samenwerking & Eigenaarschap.

De opdracht bestaat uit:

  • Vaststellen (oorzaken) waarom perceel coördinatie in de praktijk niet functioneert.
  • Vaststellen welke oplossingen benodigd zijn om dit te veranderen.
  • Vervolgplan en vervolgafspraken gezamenlijk bekrachtigen.
Werkgroep Samenwerking & Eigenaarschap
  • Deze werkgroep overstijgt min of meer alle andere werkgroepen, omdat alle adviezen die gedaan zijn te maken hebben met samenwerking en eigenaarschap.
  • Er komt een nulmeting. Hoe, wanneer en door wie dat wordt gedaan moet nog afgestemd worden. Het algemene beeld is dat we eerst een aantal zaken verder moeten concretiseren alvorens een nulmeting te houden.

Aanpak:
Alle stappen en aanbevelingen van deze werkgroep worden geïntegreerd in een integraal plan van aanpak met de geprioriteerde acties vanuit de andere werkgroepen. Vanwege de relatie met de gedragsaspecten wordt dit in het bijzonder voorzien bij de onderdelen Bestek, Kwaliteit en Planning & Continuïteit.

Tot slot

Bovenstaande adviezen zijn een mooi resultaat om onze samenwerking de komende jaren nog verder te verbeteren.

Wil je meer weten over de inhoud en ambities van de werkgroepen?
Lees dan dit artikel van oktober 2020 >

Heb je vragen over deze adviezen, of over de contractverlenging? Neem dan contact op met Synfra, procesadviseur Sylvia Brouns, sylvia.brouns@synfra.nl